IT.UA - home page

Монобрендова мережа АЗС UKRNAFTA налічує 545 АЗС майже в усіх регіонах України. І є частиною ПАТ Укрнафта, найбільшої нафтовидобувної компанії України, яка станом на січень 2024 року здійснювала видобуток нафти та газу на 1 832 нафтових і 154 газових свердловинах. У структурі підприємства два бізнес-підрозділи «Укрнафта-Схід» і «Укрнафта-Захід», у складі яких, шість нафтогазовидобувних управління, три газопереробні заводи тощо.

Проєкт 

Потужний проєкт із комплексної автоматизації на базі no-code/low-code платформи IT-Enterprise у ПАТ Укрнафта відбувся у 2018–2022 роки. Проєкт цифровізації забезпечив компанію уніфікованими та оптимізованими процесами, а саме впровадження ERP-системи змінило підхід до організації робочих бізнес-процесів на системні й наскрізні.

Один із масштабних спільних проєктів між IT-командою Укрнафти та командою IT-Enterprise є автоматизація роздрібної мережі АЗС. Це цікавий проєкт із великою кількістю бізнес-процесів, як-от: акцизний облік, інтеграція з фронт-системою (касове програмне забезпечення), розрахунок заробітної плати, розрахунок собівартості тощо.

Автоматизація роздрібної мережі АЗС

Першочерговим етапом автоматизації роздрібної мережі АЗС стало моделювання процесів внутрішньою IT-командою Укрнафти та залучення розробників IT-Enterprise до реалізації проєкту. Загально модель проєкту «to be» опрацьовувалася протягом року із дообстеженням процесів, доопрацюванням функціоналу, зокрема, через складне питання ціноутворення.

Структурно всі АЗС згруповані в регіональні управління мережею (РУМ), загалом їх 5. Київське РУМ, як пілотний старт, запрацював в ERP першим із березня 2024 року, наступним долучився Дніпровський РУМ. Фінальний етап введення в повноцінну експлуатацію відбувся за 8 місяців.

«Цифровізація забезпечила прозорість і уніфікацію процесів обліку, що дало змогу краще управляти мережею АЗС. Це призвело до спрощення роботи персоналу та забезпечило стандартизацію господарських процесів», — коментує Ольга Чухманенко, керівниця управління бізнес-додатків департаменту ІТ Укрнафта.

Наразі завершено проєкт із переведення бухгалтерського та податкового обліку в режим ERP-системи. Окремі підпроєкти розглянемо детальніше:

Рух паливно-мастильних матеріалів

За бізнес-процесом фактично відстежується рух (приймання — переміщення — інвентаризація) паливно-мастильних матеріалів (ПММ) на кожному етапі ланцюжка:

• формування електронного документа очікування ПММ;
• передача е-документа безпосередньо на робоче місце оператора каси АЗС;
• забезпечення доставлення ПММ на АЗС власною транспортною логістикою;
• забір залишків ПММ у резервуарах;
• планування обсягу постачання ПММ;
• побудова маршрутів доставлення ПММ.

На підставі цих маршрутів відправляється інформація на робочі місця операторів каси, які опрацьовують факт надходження ПММ. І потім повертають фактичні операції в ERP, щоб команда центрального офісу мала змогу надалі управляти процесом і планувати подальші кроки із забезпечення паливної логістики.

Автоматизація та заборона для редагування даних забезпечила коректність і актуальність інформації для оприбуткування ПММ через мінімізацію ручного вводу інформації. Це дає змогу отримувати якіснішу інформацію (без ймовірних помилок ручного вводу, втрати інформації тощо) та оперативно отримувати факт оприбуткування ПММ у ERP-систему, у який ведеться бухгалтерський і податковий облік.

Працює інтеграція ERP і фронт-системи: планові ТТН потрапляють на робоче місце оператора каси (на касове програмне забезпечення), а з касового програмного забезпечення, у зворотному напрямку, в ERP-систему вже повертається фактична інформація за операціями.

Оперативний бухгалтерський облік

Максимум за одну добу, на наступний день після касової зміни АЗС, дані за всіма операціями потрапляють у модуль бухгалтерських операцій: опрацьовуються всі документи та закриваються змінні звіти за АЗС. Операції мають збагачений сценовий складник, показники та реквізитний склад.

Автоматизовано робочі процеси операторів каси та бухгалтерського-облікового відділу, зменшено великий обсяг ручних операцій, і тих, які важко контролювати. Наразі можна оцінити якість пропрацювання бізнес-процесів через етап закриття місяця. Якщо під час формування звітів є розбіжність, то завдяки роботі в єдиній ERP-системі всіх залучених до процесу (логістів, операторів, бухгалтерів тощо) та опрацювання даних в онлайн-форматі, є змога швидко знайти помилку та відновити коректність інформації.

Єдині методичні основи обліку

І ще одним із плюсів автоматизації є формування єдиних методичних основ для обліку, не лише для роздрібної мережі АЗС, а і для обліку основних засобів, розрахунків із контрагентами тощо. Тобто основні загальні бухгалтерські операції в Укрнафті уніфіковані. А кожна структурна одиниця, підрозділ чи РУМ, коли долучається до проєкту автоматизації і до роботи в ERP — починає працювати за стандартами.

Оптимізація бізнес-процесів

ERP-система IT-Enterprise це не тільки про облікові процеси, а і про оптимізацію процесів. Процеси в Укрнафті починаються із заявок на закупівлю, акцептування договорів — і поки за ланцюжком бізнес-процесу прийде етап оприбуткування товарів — то позаду вже будуть блок «закупівлі», блок «контроль бюджету», блок «погодження договорів». І на підставі погодженого договору буде сформовано документ для оприбуткування товарів чи послуг. Усі ланцюжки бізнес-процесів йдуть наскрізно через ERP-систему, що забезпечує оптимізацію дій і єдність процесів.

Максимально цінним є внесення господарської інформації в місці, що наближено до місця виникнення операції. Тим самим мінімізовано кількість точок входу в ERP-систему. Працює правило — якщо інформація вже потрапила в систему, то команда намагається не дублювати інформацію.

Електронний документообіг

Ціль компанії — стати цифровою компанією без паперових документів. Укрнафта активно працює в напрямку опрацювання електронних документів і підписанням документів КЕП безпосередньо в ERP-системі. Наразі всі типи договорів підписуються КЕП, крім договорів щодо торгівлі на біржі (через специфіку тристоронніх договорів).

Також використовується сервіс Signy, що має крос інтеграції з іншими системами електронного документообігу, для отримання/посилання/підписання актів виконаних робіт із КЕП. Масштабується використання КЕП і на підписання працівником первинних документів. Це цікавий проєкт для контрагентів, постачальників і покупців, оскільки він мінімізує час на оформлення і підписання документів.

Етапи цифровізації

З 2022 року власна IT-команда підтримує ERP-систему на рівні першої та другої лінії підтримки, та розвиває і впроваджує нові бізнес-процеси. Сукупно автоматизовано 80 бізнес-процесів, з них власними силами IT-команди Укрнафти — понад 30. Процес змін, оновлень, підтримка стабільності роботи й нарощування функціональності є постійним.

IT-Enterprise є цифровим партнером Укрнафта і працює над посиленням ефективності компанії.