IT.UA - home page

У 2019 «Бель Шостка Україна», підприємство міжнародної Групи Бель, шукало спосіб перевести процеси, пов’язані із закупівлею, прийманням і аналізом якості молока в єдину систему. Активне на той момент програмне рішення, розроблене спеціально для приймання молока, не охоплювало всі необхідні процеси, а саме: облік витрат на перевезення, ціноутворення, інтеграцію з аналізатором молока та інші. Паралельно із цим рішенням на підприємстві користуються системою SAP, в окремих підрозділах — Word і Excel, деякі звіти дублювалися на папері. Дані були розрізнені, роботу з ними потрібно було оптимізувати. Вибір зробили на користь платформи IT-Enterprise.

Команда проєкту зацифрувати робочі процеси кількох підрозділів: ділянки приймання молока в цеху твердих сирів, департаменту сировини, лабораторії та бухгалтерії. Після закінчення проєкту всі співробітники, залучений у цих напрямах, будуть працювати в системі, яка збирає і консолідує всі потрібні для їхньої роботи дані.

«За багато років люди звикають до старої системи. Вона знайома до найдрібніших подробиць, місцями зручна, місцями ні, але багато чого їй пробачається через те, що вона сприймається, як частина великого організму під назвою виробничий процес. Тепер, коли виникла необхідність заміни старого на нове, у нашій свідомості відбулася революція. Це зовсім інший рівень, інша ідеологія, інші можливості, які раніше не можна було собі уявити. Так, було нелегко, як завжди буває, коли стикаєшся із чимось незнайомим. Крім того, що знадобилося занурюватись самому, часто доводилося виступати в ролі психолога для колег, рівень опору змінам у яких іноді наближався до критичної межі. Але ми зробили це», — коментує проєкт Дмитро Пікус, керівник департаменту сировини компанії «Бель Шостка Україна».

У 2020 році компанії завершили ще один спільний проєкт — управління кадрами й підбором персоналу на платформі IT-Enterprise. У майбутньому планується, що система покриє і інші напрями, у тому числі управління виробництвом і контроль якості твердих сирів.

Перед командою проєкту ставилися такі цілі та завдання:

• Підвищити рівень контролю визначення якості закуповуваного молока
• Мінімізувати людський фактор при аналізі молока
• Удосконалити планування постачання
• Оптимізувати витрати на перевезення молока
• Зацифрувати процес ціноутворення на молоко
• Побудувати єдину систему для обліку, оплати й контролю якості молока, яку в майбутньому можна буде масштабувати

Ключові результати

• Інформація з первинних документів потрапляє в систему за лічені години і хвилини замість доби
• Час на формування щотижневого звіту для оплати постачальникам скоротився на 80%
• Витрати на збір і доставку молока на підприємстві розраховуються і розподіляються в 6 разів швидше

Результати роботи

Визначення якості молока стало точнішим

Раніше частина результатів аналізів молока вносилася до системи вручну, це призводило до помилок. Під час проєкту було запроваджено набір цифрових інструментів для проведення «сліпого» методу аналізу при прийманні молока. Тепер співробітники лабораторії, приймаючи молоко, аналізують зразки без прив’язки до оператора, виконавця аналізів можна легко ідентифікувати. Ці кроки дали змогу мінімізувати людський чинник і точніше визначати сорт молока.

До проєкту всі показники якості сировини вводилися в систему вручну. Тепер, завдяки інтеграції нової системи із вимірювальними приладами, сорт молока та його показники визначаються автоматично.

Облік об’єму молока при закупівлі

Кількість молока при прийманні вимірюється обладнанням Tetra Pak. Фактична вага прийнятого молока автоматично розраховується системою з огляду параметрів, знятих із цього обладнання. Якщо задекларовані в супутніх документах параметри відрізняються від фактичних, система автоматично генерує акт про відхилення.

Диджиталізація процесу ціноутворення

Перед початком переговорів щодо закупівлі молока задається діапазон допустимих цін з урахуванням витрат на заготівлю. Суми оплат за молоко визначаються з огляду кількості прийнятого молока і його сортності.

Раніше ці суми розраховувалися в Excel, інформацію для них потрібно було вводити вручну. Зараз розрахунки проводять у системі IT-Enterprise, дані для них автоматично підтягуються з товарно-транспортних накладних.

Документування взаємодії з постачальниками молока

Інформація щодо під’їзних шляхів до ферм, поголів’я худоби і прогнозованих обсягів постачання молока фіксується співробітниками департаменту сировини з допомогою планшетів або смартфонів і миттєво потрапляє до системи. Ці дані систематизуються і допомагають приймати зважені рішення щодо співпраці з контрагентами.

«Будь-яке велике підприємство стикається з проблемою ротації кадрів. У компанії з’являються нові люди, йдуть старі. Це абсолютно нормальний процес, до якого всі звикли. Однак після кожної ротації нового співробітника потрібно інтегрувати й занурювати в роботу. Іноді доводиться розповідати все, що відбувалося в нас упродовж багатьох років, намагаючись не упустити важливі нюанси. Зараз, коли в новій обліковій системі реалізована функція документування роботи з постачальниками молока, ми отримали можливість вести і зберігати історію цієї роботи, систематизувати й аналізувати дані, на їхній основі оцінювати роботу співробітників із прив’язкою до конкретних KPI's. Завдяки можливості використовувати нову облікову систему в мобільних пристроях, фахівці можуть вносити необхідні дані з будь-якої локації, де є доступ до інтернету. Нові співробітники зможуть швидше зануритися в процеси й почати працювати за своїми KPI's, оскільки всі дані для їхньої роботи доступні в системі», — зазначає Дмитро Пікус.

Вдосконалене планування постачання

Раніше план постачання молока на місяць формувався вручну в Excel. У ході проєкту були впроваджені інструменти, які дають змогу будувати план постачання автоматично. Плани будуються за аналогією із попередніми періодами. Рішення дає змогу регулювати план за різними критеріями. Наприклад, можна додати в графік обсяги попереднього періоду по парних або непарних днях.

На підставі цього плану система пропонує оптимальну послідовність точок завантаження молоковоза на кожному маршруті. Потім цей маршрут затверджується логістом, після цього система формує заявки на транспорт у кілька клаців.

Електронні ТТН

Товарно-транспортні накладні генеруються на підставі заявки на транспорт, до моменту прибуття сировини ці документи вже є в системі, їх не потрібно вводити вручну. Після доставлення молока співробітники можуть легко ідентифікувати будь-яку партію, це покращує загальну простежуваність на підприємстві.

Електронні ТТН відображають усі операції з молоком у системі: від заявки на транспорт для його збору та доставлення до розрахунку його вартості. Це забезпечує прозорий облік і контроль на всіх етапах.

«Робота із сировиною на виробництві передбачає злагоджену взаємодію цілої команди. Коли виникають проблеми, потрібно швидко знайти необхідні документи і відповідальних за різні етапи процесу співробітників. Зараз, коли в новій обліковій системі з’явилася можливість із допомогою електронної ТТН буквально пронизувати весь процес збору, транспортування та приймання молока з легкою ідентифікацією осіб, що вносять зміни в електронні ТТН, робота прискорилася і стала набагато комфортніше», — говорить Дмитро Пікус.

Зручний облік транспортно-заготівельних витрат

Вартість молока залежить у тому числі від витрат на його заготівлю. Раніше ці дані були розрізненими, інтегрувалися вручну в електронних таблицях, де потім консолідувалися. Зараз усі дані для розрахунку витрат на заготівлю молока збираються із пов’язаних документів, витрати розраховуються в системі автоматично.

Імпорт даних про оплати за молоко

У системі налаштований імпорт виписок банку про фактично здійснені оплати за молоко. Завдяки їм бухгалтерія своєчасно й точно проводить розрахунки з постачальниками.

Новий рівень цифрової трансформації

Як зазначає керівник проєкту з боку IT-Enterprise Павло Тимофєєв, такі проєкти допомагають компаніям перейти на новий рівень управління бізнес-процесами. «Підприємства, які хочуть покращувати свої показники й залишатися конкурентоспроможними, мають регулярно переглядати підходи і впроваджувати нові практики. Ручне введення інформації все ще поширене, але воно явно програє у швидкості і веде до помилок у даних, які зведені до мінімуму при використанні цифрових рішень».