IT.UA - home page

Система дає змогу автоматизувати роботу з управління договорами на всіх етапах їх життєвого циклу: погодження, ведення специфікацій, аналіз виконання, контроль платежів і умов оплати за договорами, підтримка архівів

Ведення картотеки договорів і змін до договорів

Єдина картотека договорів і змін до них надає такі можливості:

• Ведення різних типів договорів, гнучкий поділ доступу до типових договорів для різних груп користувачів
• Реєстрація договорів, контрактів, угод
• Автоматична нумерація договорів. Ведення паралельної нумерації
• Фіксація параметрів договорів — стан, період дії, вид діяльності, галузь діяльності, тип договору, ініціатор, підрозділ і виконавець, тип розрахунків, умови розрахунків, валюта і вартість контракту, базова валюта розрахунків тощо
• Підтримка архіву договорів
• Формування тексту договору за підготовленими шаблонами
• Зберігання оригіналів договорів та версій їх підготовки
• Реєстрація протоколів погодження і регулювання за контрактами. Аналіз їх проходження і термінів погодження
• Реєстрація додаткових угод щодо зміни умов договору. Проведення змін

Погодження договорів

Система дає змогу автоматизувати процедуру погодження договорів, для цього використовуються такі методики та процедури:

• електронне погодження договорів
• віддалене візування, візування з мобільних пристроїв
• типові та унікальні регламенти
• формування пакета оригіналів до листів візування
• типові маршрути погодження для внутрішньокорпоративних і зовнішніх договорів
• електронні цифрові підписи (ЕЦП)

Ведення специфікацій до договорів

Основні можливості, що надаються системою для ведення специфікацій до договорів, перераховані нижче

• Опис різних типів специфікацій до договорів: на постачання продукції, на закупівлю ТМЦ, на послуги, можливість формування та аналізу виконання декількох типів специфікацій за одним договором
• Опис специфікацій за вантажоодержувачами / за вантавантажовідправником, умовам постачання та оплати
• Опис номенклатури (продукція, послуги, ТМЦ) за специфікаціями, фіксація кількості, цін і термінів виконання. Можливість вказувати ціни в будь-який аналітичній валюті
• Виписка документів за специфікаціфми, прив’язка номенклатури документів до номенклатури специфікацій для аналізу виконання
• Контроль цін і кількості в документах відповідно до специфікацій, можливість заборони відвантаження або оприбуткування у випадку, якщо ціна або кількість не відповідають зазначеним у договорі
• Відстеження змін за періодами змін та періодом дії номенклатури специфікацій, кількості й цін
• Аналіз виконання специфікацій за сумою і номенклатурою
• Зведене планування та аналіз виконання договорів за номенклатурою

Аналіз виконання договорів

У системі передбачені можливості щодо аналізу поточної ситуації з виконання договорів:

• підготовка зведеного аналізу виконання договорів: вартість за будь-який період у валюті договору, або у валюті аналізу за обраним курсом
• опис фінансових санкцій (штрафи, пені тощо) і термінів погодження відповідальності за договорами
• підготовка актів звірки за догововами за будь-який період
• підготовка аналітичних довідок і зведень за договорами

Контроль платежів і умов оплати за договорами

Для контролю платежів за договорами, а також умов оплати за ними система надає такі можливості:

• формування різних умов оплати за договором (передоплата, оплата після відвантаження у задану кількість днів, часткові оплати, оплати за графіком, з моменту повідомлення про відвантаження…) з прив’язкою умов оплати на довільні події договірного процесу
• формування графіків оплат і надходжень відповідно до умов оплати
• засоби контролю умов оплати

Система забезпечує відображення розрахунків за договорами в бухгалтерському контурі

Система забезпечує автоматичне ведення оборотних відомостей за розрахунками в розрізі договорів і валют розрахунків за кожним бухгалтерським рахунком розрахунків

Система передбачає отримання звітів щодо ходу виконання і поточного стану договірних зобов’язань за довільний період часу