IT.UA - home page

Система дає змогу автоматизувати роботу з управління договорами на всіх етапах їх життєвого циклу: узгодження, ведення специфікацій, аналіз виконання, контроль платежів і умов оплати за договорами, підтримка архівів.

Ведення картотеки договорів і змін до договорів

Єдина картотека договорів і змін до них надає такі можливості

• Ведення різних типів договорів, гнучкий поділ доступу до типів договорів для груп користувачів
• Реєстрація договорів, контрактів, угод
• Автоматична нумерація договорів. Ведення паралельної нумерації
• Фіксація параметрів договорів — стан, період дії, вид діяльності, галузь діяльності, тип договору, ініціатор, підрозділ і виконавець, тип розрахунків, умови розрахунків, валюта і вартість контракту, базова валюта розрахунків.
• Підтримка архіву договорів
• Формування тексту договору за підготовленими шаблонами
• Зберігання оригіналів договорів та версій їх підготовки
• Реєстрація протоколів погодження і врегулювання за контрактами. Аналіз їх проходження і термінів погодження
• Реєстрація додаткових угод щодо зміни умов договору. Проведення змін

Погодження договорів

Система дає змогу автоматизувати процедуру погодження договорів, для чого використовуються такі методики та процедури:

• електронне погодження договорів
• віддалене візування, візування з мобільних пристроїв
• типові та унікальні регламенти
• формування пакетів оригіналів до листів візування
• типові маршрути погодження для внутрішньокорпоративних і зовнішніх договорів
• електронні цифрові підписи (ЕЦП)

Ведення специфікацій до договорів

Основні можливості, що надаються системою для ведення специфікацій до договорів, перераховані нижче.

• Опис різних типів специфікацій до договорів: на постачання продукції, на закупівлю ТМЦ, на послуги та ін. Можливість формування та аналізу виконання специфікацій декількох типів за одним договором
• Опис специфікацій за вантажоодержувачами, умовами постачання та оплати
• Опис номенклатури (продукція, послуги, ТМЦ) за специфікаціями, фіксація кількості, цін і термінів виконання.
• Можливість завдання цін у будь-якій валюті
• Виписка документів за специфікаціями, прив’язка номенклатури документів до номенклатури специфікацій для аналізу виконання
• Контроль цін і кількості в документах відповідно до специфікацій, можливість заборони відвантаження або оприбуткування за незатвердженими у договорі цінам і заборони перевищення кількості
• Відстеження змін номенклатури специфікацій, кількості й цін за періодами змін і періодах дії
• Аналіз виконання специфікацій за сумою і номенклатури
• Зведене планування та аналіз виконання договорів за номенклатурою

Аналіз виконання договорів

У системі передбачені такі можливості для аналізу поточної ситуації з виконанням договорів:

• підготовка зведеного аналізу виконання договорів за вартістю будь-якого періоду у валюті договорів, а також у валюті аналізу за обраним типом курсів
• опис фінансових санкцій (штрафи, пені) і термінів настання відповідальності за договорами
• підготовка актів звірки за договорами за будь-який період
• підготовка аналітичних довідок і зведень за договорами

Контроль платежів і умов оплати за договорами

Для контролю платежів за договорами, а також умов оплати за ними, система надає такі можливості:

• формування різних умов оплати за договорами (передоплата, оплата після відвантаження протягом заданої кількості днів, часткові оплати, оплати за графіком, з моменту повідомлення про відвантаження…) з прив’язкою умов оплати до довільних подій договірного процесу
• формування графіків оплат і надходжень згідно з умовами оплати
• засоби контролю умов оплати

Система забезпечує відображення розрахунків за договорами в бухгалтерському контурі.

Система забезпечує автоматичне ведення оборотних відомостей за розрахунками в розрізі договорів і валют розрахунків за кожним бухгалтерському рахунку розрахунків.

Система передбачає отримання звітів про хід виконання і поточний стан договірних зобов’язань за довільний період часу.