IT.UA - home page

Повернись живим — це благодійний фонд компетентної допомоги армії, а також громадська організація, яка займається аналітикою в секторі безпеки та оборони, реалізує проєкти з реабілітації ветеранів через спорт. Фонд регулярно звітує про свою діяльність перед усіма благодійниками, державними органами та українським суспільством — загалом із 2014 року зібрано 12+ млрд грн.

Діяльність Фонду із забезпечення технологічної переваги Сил Оборони України над ворогом надзвичайна значуща для країни. Результати щодо забезпечення амуніцією в цифрах: 4690+ одиниці колективного піхотного озброєння, 1600+ пікапів, 9950+ одиниць тепловізійної та нічної оптики, 10500+ квадрокоптерів, 90+ безпілотних комплексів розвідки й ударний Bayraktar TB2, 25 650 FPV-дронів.

Передумови

Фонд потребував запровадження єдиної IT-системи для керування діяльністю та заміни наявних розрізнених програмних продуктів, як-от: 1с (російська розробка), Asana, Dilovod і Excel-таблиць​.

Робота за єдиною системою налаштувань, правилами адміністрування, централізованими класифікаторами та довідниками ​є базовими умовами побудови єдиного інформаційного середовища організації. Тож із 2023 року цифровізацію Фонду забезпечує no-code/low-code платформа IT-Enterprise.

«Швидко, прозоро та максимально гнучко керувати всіма напрямками роботи фонду. Таке стояло завдання перед командою у 2022 році. Етап вибору партнера був однозначним — українська розробка, експертиза, досвід і ресурси. Результат, який ми прагнули отримати, це прозорі та повністю оцифровані процеси, дані в режимі реального часу й аналітика, які тільки прискорюють процеси залучення коштів, закупівель, передачі і звітності», — говорить Тарас Чмут, директор «Повернись живим».

Проєкт цифрової трансформації​

З допомогою інструментів IT-Enterprise оптимізовані та впроваджені наскрізні цифрові бізнес-процеси Фонду за напрямами:

• заявки-закупівлі-передача. Це опрацювання заявок від військових частин; погодження замовлень на закупку; управління рахунками на оплату​; приймання товарів на склад​ і видавання товарів на військові частини;
• закупівлі. Це контрактно-договірний облік; цифровий архів оригіналів договорів​; казначейство; цифрова обробка надходжень і оплат​;
• надходження-закупівлі. Це формування Cash Flow за надходженнями і витратами; бухгалтерський облік і звітність​; управління персоналом; штатний розпис; табельний облік і розрахунок заробітної плати.​

Сам проєкт реалізовано за 12 місяців командою IT-Enterprise, що запровадила єдину платформу й забезпечила комплексне управління бізнес-процесами з дотриманням безпекових чинників.

Управління проєктами та напрямками​

Фонд реалізує численні краудфандингові проєкти. Ці ініціативи спрямовані на порятунок життя захисників і допомогу в здобутті перемоги над ворогом. Для управління надходженнями, закупівлями, передачею впроваджено наскрізний бізнес-процес, що забезпечує:​

• простежуваність на кожному етапі (заявка-закупівля-оплата-видача)​;
• контроль проєкту та напрямку при узгодженні закупівель;​
• автоматичне заповнення фінансової аналітики, автоматичне формування Cash Flow за надходженнями та витратами в розрізі проєктів і напрямків;​
• автоматичне формування бухгалтерських проводок у розрізі проєктів і напрямків​.
  

Окремим важливим блоком, що є частиною кожної ініціативи є побудова всебічної аналітичної звітності в системі в розрізах:

• проєктів (Залізно поруч, Око за око, Запакуй небо, Крила для ГУР тощо);
• напрямків (FPV та бомбардувальники, аеророзвідка, снайпінг, зв’язок тощо);
• тегів (зброя, генератори, комп’ютери, оптика, металошукачі тощо).

Фінанси

У фінансовому блоці налаштовано автоматичну обробку Виписки банку на надходження грошових коштів — 70 000 документів щомісяця.

До процесу обробки Виписки банку додано автоматичне визначення проєкту, статті Cash Flow і формування бухгалтерських проведень. 

Забезпечено автоматичне формування звіту Cash Flow і за надходженнями і витратами:

Додано автоматичну обробку витратної Виписки банку 1 000 в місяць, а це більш як 10 000 позицій в місяць, і автоматичне формування звіту про закупівлі для вивантаження на сайт​.

Побудована наскрізна система внутрішніх контролів, автоматична перевірка на повноту й коректність даних у документах. ​І запроваджено автоматизоване формування бухгалтерських проведень. ​

Управління заявками від військових частин

Централізовано процес приймання і опрацювання заявок від військових частин (ВЧ) у єдиному робочому просторі — на платформі IT-Enterprise. Це викреслило використання Excel-файлів, Google-таблиць заявок і ручний контроль їхнього виконання.​ Платформа відіграє роль єдиного інструмента консолідації потреби в закупівлі, що забезпечує прозорий контроль стану закупок у зведеному інтерфейсі.

Реалізовано бізнес-процес авторезерву товару під час реєстрації заявки з ВЧ і під час оприбуткування товару, а також збереження резерву під час переміщення. Працює і інструмент для швидкого розподілення резервів між заявками​. Як важлива функція, діє контроль наявності підписаних актів видавання та контроль видавання (за якими ще не підписано акт​).

​Управління закупками та складом

У царині управління закупками та складом допомагає штучний інтелект, що перебрав на себе механічні процеси з автоматичного розпізнавання електронних документів та перетворення їх на структуровані об'єкти системи. Такий підхід економить часу команди фонду — ручне введення десятків тисяч документів на місяць здійснює ШІ. Після автоматичного додавання в систему IT-Enterprise рахунків на оплату ШІ прив’язує їх до потреб ВЧ і класифікаторів.

Уніфікація процесів і єдність управління Фондом організовано за принципом роботи всіх відділів: бухгалтерія, закупники та склад у єдиній системі. Подвійне й дублювальне внесення інформації, що траплялося під час користуванні різних програмних продуктів, прибрано. Це підвищило якість даних​, оперативність їхнього введення і доступність.

Автоматизовано і процес реєстрації оприбуткування на склад на основі замовлень. Забезпечено системний облік товарів за серійними номерами (автомобілі, БПЛА, радіостанції, резервне живлення, нічна оптика тощо). Разом із тим​ перепрацьовано класифікатор товарів, виключені дублі та створені картки типових товарів для замовлення​.

​Управління кадрами та розрахунок заробітної плати

У блоці управління кадрами та розрахунку заробітної плати започатковано ведення штатного розпису в розрізі Благодійної та Громадської організацій​. Запроваджено автоматичний розрахунок підсумкових значень Табеля (планові дні, фактичні дні, дні лікарняних, відпускних, відряджень, днів відпустки без збереження). Водночас ​автоматично розраховуються всі види нарахувань згідно з Табелем.

Введення і коригування умовно-постійних нарахувань/утримань доступно для кожного табельного номера.​ Створена й автоматична процедура формування Платіжних відомостей на виплату заробітної плати з автоматичним вивантаженням у Клієнт-Банк​.

Аналітика та звітність

Аналітичний блок діяльності Фонду, має не тільки управлінське, але і важливе суспільне значення. Забезпечено автоматичне вивантаження на сайт звітності за надходженнями, закупками, передаваннями. Налаштовано автоматичну передачу змін попередніми періодами без залучення ручного контролю корегування.​

Аналітичні дашборди для керування діяльністю Фонду доступні в режимі онлайн, без ручної підготовки звітів. Формування звітності відбувається в режимі реального часу за надходженнями і витратами​, аналізом закупівель​, аналітиці за заявками і видачами та аналітиці Cash Flow​.

​Безпековий контур​

Безпекові аспекти управління бізнес-процесами один із першочергових запитів через формат діяльності Фонду. Для забезпечення безпекового контуру впроваджені єдині правила управління доступів до функцій та санкціонування доступів до інформації для всіх користувачів​. Кожні дії користувача в системі IT-Enterprise логуються, зберігаються ПІБ користувача, дата та час дії, введення, коригування тощо. Налаштовані профілі безпеки для закриття доступу до чутливої інформації.​

«Співпраця з Фондом «Повернись живим» для нас велика честь. Ми залучили всі найцінніші напрацювання, досвід і технології класу Industry 4.0 для забезпечення цифрових, гнучких і стрімких бізнес-процесів. Для заміщення механічних дій додано ШІ, що на льоту перетворює паперові документи на структуровані й електронні всередині платформи IT-Enterprise. Це значно оптимізує час. Фінансова аналітика щодо надходжень коштів, закупівель, звітності доведена до майже 100 % автоматизації і розпізнавання вхідних-вихідних контролерів. Наразі технології та бізнес-процеси економлять час команди, та підсилюють їхні дії і наміри», — зазначив Олег Щербатенко, засновник і CEO IT-Enterprise.

​IT-Enterprise є цифровим партнером «Повернись живим» і працює над посиленням ефективності Фонду, серед проєктів розвитку: бухгалтерський облік, казначейство та фінансовий облік.