IT.UA - home page

АТ «Укрпошта» в рекордні терміни завершила перший етап впровадження ERP-системи для переведення всіх процесів та систем у компанії у цифровий формат. Загалом за 9 місяців з моменту впровадження проєкту переведено у цифровий формат понад 70% бізнес-процесів. На кінець першого етапу консолідовано роботу всіх 26 регіональних філій, близько 6000 співробітників Укрпошти перейшли на роботу в рамках однієї платформи з єдиними наскрізними бізнес-процесами.

У рамках першого етапу повністю автоматизовані процеси закупівель, продажів, управління запасами та договорами, а також ведення бухгалтерського, податкового обліків та казначейські розрахунки. АТ «Укрпошта» перейшла на внутрішній, а також зовнішній — з центральними органами виконавчої влади, партнерами та контрагентами — електронний документообіг.

Повна цифровізація АТ «Укрпошта» — одна із цілей, досягти яких компанія пообіцяла до кінця 2022 року. Вона включає:

• впровадження єдиної ERP-системи IT-Enterprise.
• впровадження пересувних відділень (2,5 тисяч відділень до кінця 2022 року) з подальшою автоматизацією цих відділень ноутбуками і пристроями 3 в 1, додаткова автоматизація всіх сільських стаціонарних відділень з населенням понад 1200 — завершення автоматизації всієї мережі до кінця року.
• встановлення нової фронт-офісної системи, що значно скоротить час на обслуговування клієнтів.

Загалом платформа ERP об’єднає понад 400 розрізнених, децентралізованих та неавтоматизованих систем і баз у закупівлях, казначействі, продажах, запасах, бюджетуванні, бухгалтерській звітності, розрахунках зарплат, логістиці та автотранспорті тощо. Вони трансформуються у електронну звітність (у тому числі для клієнтів онлайн) і документообіг.

«Укрпошта у рекордні терміни — 9 місяців замість 2 років, як це відбувається в інших компаніях, впровадила перший етап ERP-системи, яка є однією із складових елементів повної цифровізації Укрпошти. Зараз вперше за всю історію компанії увесь документообіг перейшов в онлайн, ми проводимо усі закупівлі, відслідковуємо усі розрахунки з контрагентами і залишки на складах в режимі реального часу. Нова ера повністю цифрової Укрпошти і країни почнеться вже в цьому році. Вдячний партнерам та всій команді в кожній дирекції, що робите це можливим», — відзначив генеральний директор Укрпошти Ігор Смілянський.

У рамках першого етапу впровадження ERP-системи в бухгалтерському та податковому обліку основним досягненням стала можливість проводити прозоро облік. Були розроблені єдині бізнес-процеси, методики, регламенти, на які перейшли всі філіали та всі функціональні напрямки. Це дозволить системно управляти компанією і отримувати своєчасну і максимально точну фінансову та іншу звітність в різноманітних розрізах аналітик ERP. 

Також відбувся перехід від розрізнених баз товарного обліку в єдину базу ERP. На практиці це означає, що тепер можна станом на будь-яку дату, а не лише на кінець тижня/місяця, проаналізувати дані по залишкам запасів, розрахункам із контрагентами різних філій та сформувати звіт в «один клік». Наприклад, для напрямку торгівлі товарами першої необхідності щоденне зведення залишків дає можливість проводити закупки продуктів щоразу в тій кількості, в якій на поточний момент є потреба.

У закупівлях завершився перехід від окремих ручних процесів до єдиного наскрізного бізнес-процесу. Завдяки інтеграції з системою закупівель Prozorro відтепер закупівлі ініціюються та контролюються онлайн, а паперові документи є лише на етапі підписання договору. Для Укрпошти, яка за рік тільки виробничих матеріалів закуповує понад 170 номенклатурних одиниць для понад 11 тисяч відділень, автоматичний збір залишків дозволяє суттєво підвищити ефективність процесів закупівель. А також забезпечити наявність матеріалів у необхідній кількості в кожному відділенні у потрібний час.

Казначейські операції також були переведені із застарілих «напівручних» ІТ-систем в ERP-систему, що в подальшому дозволить здійснити перехід у централізований виплатний центр. Важливим етапом впровадження ERP-системи була інтеграція з іншими фронтовими, фінансовими і операційними системами в компанії через сучасні сервіси автоматизованого обміну даними.

Крім того, в рамках першого етапу впровадження ERP-системи відбувся перехід від локальних несинхронізованих паперових і електронних довідників до єдиної електронної централізованої бази ресурсів, матеріалів, договорів, підрозділів, контрагентів, тощо. Зокрема:

«Унікальність даного проєкту полягає у безпрецедентному виконанні усіх завдань у рекордно короткі строки. Це прорив для українського ринку IT. Вперше в Україні цифрова трансформація великого підприємства відбулася за 9 місяців. Даний кейс заслуговує на особливу увагу. В першу чергу тому, що ніхто, крім учасників процесу, не вірив в успіх нашої співпраці. Відчувалося, що компанія дуже зацікавлена в якісних змінах та націлена на результат. Саме завдяки командній роботі став можливим такий успіх», — прокоментував Олег Щербатенко, СЕО IT-Enterprise. 

Уже стартував другий етап проекту, що має на меті провести трансформації процесів  управління персоналом, розрахунку заробітної плати, бюджетування, управління автотранспортом та подальшу трансформацію процесів бухгалтерського й податкового обліку, формування консолідованої звітності.

У 2022 році міжнародний аудит фінансової звітності за 2021 рік вперше в АТ «Укрпошта» проводився у цифровому форматі у новій ERP-системі IT-Enterprise. Аудит провела одна із 10 найвідоміших світових мереж незалежних аудиторських та консалтингових компаній Baker Tilly.

Надійною базою проведення аудита став цифровий формат 70% бізнес-процесів, створені єдині методики й регламенти, на які перейшли всі філії та напрямки.